Les entreprises et organismes accueillant des stagiaires doivent obligatoirement leur verser une gratification pour les stages d’une durée supérieure à 2 mois consécutifs, ou à 2 mois non consécutifs au cours d’une même année scolaire ou universitaire (c. éduc. art. L. 124-6).

Pour les conventions de stage conclues depuis le 1^er décembre 2014, le code de l’éducation précise les règles de computation du seuil déclencheur de l’obligation de verser une gratification (« plus de 2 mois »).

La durée du stage s’apprécie en fonction du temps de présence effective du stagiaire dans l’organisme d’accueil, en considérant que (c. éduc. art. D. 124-6) :

• chaque période au moins égale à 7 h de présence, consécutives ou non, dans l’organisme d’accueil équivaut à une journée ;
• chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, vaut 1 mois.

Autrement dit, un stage qui va, par exemple, du 1^er février au 15 mars 2015 n’est pas forcément un stage de « plus de 2 mois », si par exemple l’étudiant n’est en stage dans l’entreprise que 2 jours par semaine.

Il s’agit là d’une évolution par rapport aux solutions anciennes, qui voulait que la durée du stage s’apprécie en durée calendaire, peu important le nombre d’heures effectuées dans le mois par le stagiaire (lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008, question/réponse 11).

Par ailleurs, ces règles de computation sont également celles à appliquer pour vérifier si la durée maximale autorisée pour les stages est respectée (6 mois, sauf cas particuliers).

Remarque : Pour certains stages du secteur agricole, la gratification n’est obligatoire que si le stage a une durée supérieure à 3 mois, consécutifs ou non (c. rural art. D. 813-55-1).

Calcul de la gratification

La gratification obligatoire pour les stages de plus de 2 mois est due pour chaque heure de présence du stagiaire, dès la première heure de stage (c. éduc. art. D. 124-8).

Son montant est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu (c. éduc. art. L. 124-6). À défaut d’accord ou de convention de branche fixant un taux supérieur, l’employeur doit respecter un montant minimal légal, fixé par référence au plafond horaire de la sécurité sociale (voir tableau).

La franchise

Parallèlement, les gratifications versées aux stagiaires bénéficient d’une franchise de cotisations dans la limite d’un pourcentage du plafond horaire de la sécurité sociale rapporté au nombre d’heures de stage effectuées au cours du mois (c. séc. soc. art. L. 242-4-1 et D. 242-2-1). Ce pourcentage est identique à celui prévue par la loi pour la gratification minimale (voir ci-dessus).

Le montant du seuil de franchise est apprécié au moment de la signature de la convention de stage, compte tenu « du temps de présence mensuel prévu au cours du stage ».

Pour mémoire, rappelons que la franchise de cotisations s’applique non seulement aux gratifications versées à titre obligatoire pour les stages de plus de 2 mois, mais aussi à celles versées à titre facultatif pour les stages d’une durée inférieure.

Nombres d’heures à retenir pour les calculs

De manière générale, pour les stages, même si le principe est le décompte en fonction des heures réelles, le lissage était admis, conformément aux pratiques générales de paye.

Selon les interprétations traditionnelles, pour un mois complet, il était par exemple admis de mensualiser le nombre d’heures pour calculer le montant de la gratification et le seuil de franchise (ex. : 1 mois complet à 35 h hebdomadaires = 151,67 h) (circ. DSS/5B 2007-236 du 14 juin 2007 ; lettre-circ. ACOSS 2008-91 du 29 décembre 2008).

Courant janvier 2015, les sites Internet du ministère de l’Enseignement supérieur et www.service-public.fr ont affiché une information retenant, pour un mois complet, une durée de 154 h (22 jours de 7 h).

Cette solution a, très certainement, été appliquée par transposition des nouvelles règles de computation visant à apprécier le respect de la durée maximale des stages (6 mois) et le seuil de déclenchement de la gratification obligatoire (stages de plus de 2 mois).

Pourtant, elle n’allait pas nécessairement de soi. Le communiqué de presse du ministère du Travail du 1^er décembre 2014, diffusé suite à la parution du décret du 27 novembre, faisait d’ailleurs référence à des montants calculés sur la base de 151,67 h. De son côté, le site Internet du réseau des URSSAF, dans sa version au 29 décembre 2014, se référait toujours à une durée de 151,67 h (mois complet pour 35 h de stage par semaine).

Comme on pouvait l’espérer, les administrations concernées se sont rapprochées pour définir une position commune.

Le 5 février 2015, le site Internet www.service-public.fr a donc modifié ses informations. Il n’est plus fait référence à une durée de 154 h pour un mois complet sur la base de la durée légale du travail.

La nouvelle solution affichée, issue manifestement d’un « compromis », pose le principe d’un calcul en fonction des heures réelles…. tout en admettant la possibilité d’un lissage !

Ce site Internet, à nouveau ajusté au 20 février 2015, retient ainsi l’exemple d’un stage à temps plein de 4 mois calendaires (7 h par jour), du 1^er janvier au 30 avril 2015, pour un total de 588 h réellement effectuées :

• janvier (21 jrs X 7 h = 147 h) ;
• février (20 jrs X 7 h = 140 h) ;
• mars (22 jrs X 7 h = 154 h) ;
• avril (21 jrs X 7 h = 147 h).

Compte tenu du plafond horaire de la sécurité sociale 2015 (24 €), la gratification totale est de : 588 h X 24 € X 13,75 % = 1 940,40 €.

Pour un versement mensuel en fonction des heures réellement effectuées (option 1), la gratification est de :

• janvier 2015 : 147 h X 24 € X 13,75 % = 485,10 € ;
• février 2015 : 140 h X 24 € X 13,75 % = 462 € ;
• mars 2015 : 154 h X 24 € X 13,75 % = 508,20 € ;
• avril 2015 : 147 h X 24 € X 13,75 % = 485,10 €.

Si l’entreprise d’accueil retient l’option 2, à savoir un lissage sur la totalité de la durée du stage, la gratification est de 1 940,40 € / 4 mois = 485,10 € pour chaque mois.

Au détour, le site Internet www.service-public.fr précise que la durée de « plus de 2 mois » imposant le versement d’une gratification se traduit par une durée de présence effective supérieure à l’équivalent de 44 jours (sur la base de 7 h par jour), consécutifs ou non. Dès lors, la gratification serait obligatoire pour les stages d’une durée supérieure à 308 h (donc 309 h et plus).

Remarque : de son côté, le site Internet du réseau des URSSAF a actualisé ses données le 18 février 2015. La référence à 151,67 h a disparu, et les informations indiquées à cette date « collent » aux textes réglementaires, en se référant uniquement à des montants horaires.

Même si l’écart est faible et si des régularisations sont toujours possibles, une clarification expresse serait particulièrement bienvenue afin de permettre aux entreprises et autres organismes d’accueil de travailler sur des bases juridiques claires. Les variations de ce début d’année 2015 ont en effet accrédité une incertitude quant aux solutions à appliquer.

Les informations mentionnées sur les sites Internet concernés (ministère de l’Éducation, service-public.fr, urssaf.fr), utiles en termes d’informations pratiques, n’ont en effet pas la valeur de circulaires.