DSN – Passage à la phase 2

La 2e phase de la déclaration sociale nominative (DSN) a été organisée par décret. Elle est plus étoffée que ne l’était la première en intégrant de nouvelles données ou déclarations. La phase 1 de la DSN reste toutefois accessible jusqu’à la fin de l’été 2015.

Rappel du calendrier

Depuis le 1er janvier 2013, les employeurs qui le souhaitent peuvent effectuer une déclaration sociale nominative (DSN) en lieu et place de certaines déclarations (c. séc. soc. art. L. 133-5-3).

La DSN deviendra obligatoire pour les entreprises dépassant un certain palier de cotisations sociales, pour les payes effectuées à partir du 1er avril 2015 (DSN du 5 ou 15 mai) (loi 2013-1203 du 23 décembre 2013, art. 27-I ; décret 2014-1082 du 24 septembre 2014, JO du 26).

Cette bascule obligatoire vise les employeurs redevables au titre de le l’année 2013, auprès des URSSAF, CGSS ou CMSA :

  • soit d’un montant égal ou supérieur à 2 millions d’euros de cotisations et contributions sociales ;
  • soit d’un montant égal ou supérieur 1 million d’euros, lorsqu’ils ont recours à un tiers déclarant (experts-comptables, etc.), et que la somme totale des cotisations et contributions déclarées par ce dernier au titre de l’année 2013 est égale ou supérieure à 10 millions d’euros pour l’ensemble de ses clients.

Les employeurs volontaires, ou ceux qui ont l’obligation de souscrire la DSN, pourront choisir soit d’appliquer la DSN « phase 1 » jusqu’à la date de fermeture de celle-ci (prévue à la fin août 2015), soit d’entrer directement en DSN « phase 2 ».

À partir de 2016, c’est la phase 3 de la DSN. Elle sera obligatoire et généralisée à tous les employeurs et à d’autres déclarations.

Les nouvelles déclarations intégrées à la DSN

La DSN phase 1 ne concerne que quelques déclarations et certains événements, mais pas les déclarations de cotisations aux URSSAF. Cette phase devrait aller jusqu’en août 2015 inclus. La DSN phase 1 se substitue à 4 déclarations sociales (attestation de salaire maladie/maternité, déclaration des mouvements de main-d’œuvre, statistique sur les mouvements de main-d’œuvre, envoi de l’attestation d’assurance chômage au Pôle Emploi), que l’employeur n’a plus à effectuer séparément.

Avec la phase 2, l’employeur est réputé avoir accompli les formalités ou déclarations suivantes (c. séc. soc. art. R. 133-14 modifié) :

  • attestation de salaire relative aux IJ accidents du travail et maladies professionnelles (c. séc. soc. art. R. 441-4) ;
  • relevé mensuel des contrats de travail temporaire (c. trav. art. L. 1251-46) :
  • bordereau récapitulatif de cotisations (BRC et DUCS URSSAF), si l’employeur a effectué une DSN pour tous ses salariés au titre du mois précédent (c. séc. soc. art. R. 243-13) ;
  • tableau récapitulatif URSSAF utilisé pour la régularisation des cotisations sociales de l’année civile, si l’employeur a effectué, au cours de l’année civile, et au plus tard à l’occasion de la paie du mois de janvier de l’année suivante, une ou plusieurs DSN faisant ressortir la régularisation des cotisations et contributions sociales pour ses salariés.

La DSN phase 2 remplacera également la déclaration des effectifs auprès des URSSAF, mais à une date restant à fixer par arrêté, et au plus tard au 1er janvier 2017.

Les données intégrées à la DSN

En phase 1, la DSN intégrait les données relatives à l’identification de l’employeur et du salarié, celles liées aux caractéristiques de l’emploi exercé ainsi que les données relatives aux détails des rémunérations versées au salarié au cours du mois précédent.

La phase 2 comporte, en outre, l’indication de l’assiette des cotisations et des contributions dues au titre des rémunérations versées au cours du mois précédent (c. séc. soc. art. R. 133-13, I modifié).

De même, une nouvelle donnée est intégrée en phase 2 : si l’employeur auparavant déclarait le début et la fin d’un arrêt de travail pour cause d’accident ou de maladie non professionnels, de congé de maternité, de congé d’adoption ou de congé de paternité et d’accueil de l’enfant, ainsi que la fin du contrat de travail, avec la phase 2, l’employeur y déclare également la date de début et de fin d’un arrêt de travail pour cause d’accident du travail ou de maladie d’origine professionnelle (c. séc. soc. art. R. 133-13, I, 1° modifié).

La déclaration des cotisations URSSAF

Auparavant, la DSN relative aux rémunérations versées au cours d’un mois était adressée au plus tard le 5 du mois civil suivant lorsque les cotisations de sécurité sociale étaient acquittées mensuellement.

Le décret a modifié la terminologie, indiquant désormais que la DSN effectuée au titre de la paye d’un mois doit être adressée au plus tard le 5 du mois civil suivant lorsque les cotisations de sécurité sociale sont acquittées mensuellement à cette date (c. séc. soc. art. R. 133-14, I, 1° modifié). Ce changement de terminologie permet ainsi d’éviter une éventuelle confusion pour les employeurs pratiquant le décalage de la paye.

L’absence de précision antérieure revenait à « avancer » la DSN pour les employeurs payant les cotisations mensuellement le 15. Une tolérance était toutefois en vigueur, qui est concrétisée par la réglementation désormais.

Le décret ne modifie pas la date, qui reste celle du 15 du mois civil suivant, pour les autres cas (sauf événements déterminés, cités ci-après).

Remarque : Si le délai imparti pour effectuer la DSN expire un jour férié ou non ouvré, il est prorogé jusqu’au jour ouvrable suivant (c. séc. soc. art. R. 133-14, I, modifié).

La déclaration évènementielle

Les événements intervenus doivent être déclarés au plus tard en même temps que la DSN relative au mois au cours duquel cet événement a eu lieu (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 1).

Certains événements doivent toutefois être déclarés par l’employeur dans les 5 jours ouvrés lorsqu’il n’y a pas de subrogation pour les IJSS : fin du contrat de travail, début et fin d’un arrêt de travail pour cause d’accident ou de maladie non professionnels (ou également pour accident du travail et maladie professionnelle en phase 2), de congé de maternité, de congé d’adoption ou de paternité et d’accueil de l’enfant (voir tableau récapitulatif ci-après).

La déclaration des événements ci-dessus n’a pas à être effectuée « à part » dans le délai maximal de 5 jours ouvrés et doit être envoyée à la date de l’événement (c. séc. soc. art. R. 133-14, II modifié) :

  • lorsque aucune retenue au titre de l’arrêt de travail n’a été effectuée sur le salaire du mois durant lequel l’arrêt de travail a débuté ;
  • pour les fins de contrats de mission des salariés des entreprises de travail temporaire, les fins de contrats à durée déterminée des salariés des associations intermédiaires et des salariés saisonniers ou en CDD d’usage.

Le salarié peut toutefois demander à ce qu’il soit fait application du délai de 5 jours maximum pour les cas cités ci-dessus.

Si l’employeur doit déclarer certains événements dans les 5 jours ouvrés (voir ci-avant et tableau récapitulatif), cette date est toutefois avancée à celle de l’événement si ce dernier est survenu entre le 1er et le 14 du mois. Le décret fait notamment figurer un nouvel événement à déclarer dans ces délais, qui est le début et la fin de l’arrêt de travail d’origine professionnelle lorsque l’employeur n’est pas subrogé dans les droits de l’assuré aux IJ (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 2 modifié).

Modalités de la déclaration

L’employeur transmet la DSN à l’URSSAF par échange de données informatisées (c. séc. soc. art. R. 133-13, III). En pratique, il peut souscrire la DSN via www.net-entreprises.fr ou www.msa.fr.

Le décret précise que la norme d’échanges prévoit les modalités de transmission des données permettant un paiement des cotisations ou contributions sociales sous forme dématérialisée.

L’URSSAF, après réception de la transmission dématérialisée de la déclaration, doit délivrer à l’employeur un certificat de conformité pour chaque déclaration transmise. Ce certificat précise que la DSN est conforme à la norme d’échanges. À défaut, l’employeur est informé des anomalies ou données manquantes dans la déclaration transmise.

La délivrance du certificat ne fait pas obstacle aux demandes effectuées auprès de l’employeur par les organismes, les administrations ou les salariés, de rectifier ou de mettre à jour les données inexactes ou incomplètes dans la DSN du ou des mois suivants (c. séc. soc. art. R. 133-13, III modifié).

Sanctions

La pénalité prévue pour manquement aux déclarations URSSAF s’applique aux défauts de déclaration de la DSN (c. séc. soc. art. R. 133-14, III) suivants :

  • défaut de production de la déclaration dans les délais prescrits ;
  • omission de salariés devant figurer dans la déclaration ;
  • inexactitude des rémunérations déclarées.

La pénalité URSSAF est de 7,50 € par salarié ou assimilé, sans pouvoir excéder 750 € (c. séc. soc. art. R. 243-16).

Ces montants n’ayant pas été actualisés depuis 1985, ils pourraient être revus à la hausse courant 2015, dans la perspective de la généralisation de la DSN en 2016.

Lorsque la déclaration est effectuée par un autre moyen que la DSN, la pénalité est égale au tiers de la sanction, soit 2,50 € par salarié ou assimilé manquant figurant sur la dernière déclaration remise par l’employeur (c. séc. soc. art. R. 133-14, III, al. 2 modifié).

Les employeurs tenus à la bascule obligatoire du printemps 2015 et qui effectuent leurs déclarations par un autre moyen que la DSN se voient appliquer une pénalité de 2,50 € par salarié, dans la limite d’un maximum de 10 000 € par entreprise et par mois pour les entreprises d’au moins 2 000 salariés et de 750 € pour celles de taille inférieure (décret 2014-1082 du 24 septembre 2014, art. 3).

Date de la déclaration

I – Déclaration de la paye (les nouveautés du décret DSN phase 2 sont mentionnées en gras)

Règle générale

• Le 5 du mois suivant si l’employeur paye mensuellement ses cotisations à cette date (c. séc. soc. art. R. 133-14, I, al. 1)

• Le 15 du mois suivant dans les autres cas (c. séc. soc. art. R. 133-14, I, al. 1)

Événement survenu entre le premier jour du mois civil et le 14 :

– si l’employeur n’est pas subrogé dans les droits de l’assuré aux IJSS début et fin d’arrêt de travail (accident du travail/maladie professionnelle, accident ou maladie d’origine non professionnelle, maternité, adoption, paternité)

– fin du contrat de travail

Si le délai de déclaration de l’événement expire avant le 15 : même délai que pour l’événement (c. séc. soc. art. R. 133-14, I, al. 4)

Délai imparti pour effectuer la DSN expirant un jour férié ou non ouvré

Prorogation du délai jusqu’au jour ouvrable suivant (c. séc. soc. art. R. 133-14, I, al. 5)

II – Déclaration des événements (les nouveautés du décret DSN phase 2 sont mentionnées en gras)

Fin du contrat de travail (« cas général »)

Au plus 5 jours ouvrés (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 2 ; arrêté du 2 juillet 2013, JO du 10)

Début et fin d’arrêt de travail (accident ou maladie non professionnels, accident du travail ou maladie professionnelle, maternité, adoption, paternité)

Si l’employeur est subrogé dans les droits de l’assuré aux IJSS

Au plus tard en même temps que la déclaration de la paye (5 ou 15) (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 1)

Si l’employeur n’est pas subrogé dans les droits de l’assuré aux IJSS

Au plus 5 jours ouvrés (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 2 ; arrêté du 2 juillet 2013, JO du 10)

Arrêt de travail lorsque aucune retenue sur le salaire du mois au cours duquel est intervenu l’arrêt

Au plus tard en même temps que la déclaration de la paye (5 ou 15) (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 4 et 6)

Fin du contrat :

– de mission de salariés des entreprises de travail temporaire ;

– de CDD des salariés des associations intermédiaires ;

– des CDD saisonniers ou d’usage

Sans demande particulière du salarié : au plus tard en même temps que la déclaration de la paye (5 ou 15) (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 5 et 6)

Sur demande expresse du salarié : au plus 5 jours ouvrés (c. séc. soc. art. R. 133-14, II, al. 5 et 6 ; arrêté du 2 juillet 2013, JO du 10)

Sources

Décret 2014-1371 du 17 novembre 2014, JO du 18

Arrêtés du 11 décembre 2014, JO du 19